Le faire vous-même peut sembler un bon moyen d’économiser de l’argent, mais parfois payer quelqu’un ayant des liens avec l’industrie vous permet d’économiser encore plus et garantit le succès de votre événement.

L’embauche d’un organisateur d’événements peut sembler, pour beaucoup de gens, être une dépense inutile et supplémentaire. Cependant, c’est précisément le contraire qui est vrai. Un organisateur d’événements peut vous faire économiser de grosses sommes d’argent, proportionnellement à la taille de votre événement.

Vous envisagez peut-être de planifier et de gérer votre propre événement. Avant de le faire, gardez à l’esprit que le montant total que vous finirez par payer peut dépasser ce que vous auriez autrement payé, plus le service supplémentaire d’un organisateur d’événements. En effet, vous pouvez bénéficier de nombreux rabais et avantages auxquels un organisateur d’événements a accès.

Voici 5 façons dont un organisateur d’événements peut vous faire économiser de l’argent.

Réseau professionnel

C’est le travail des organisateur d’événements de conserver un réseau de fournisseurs et de vendeurs avec lesquels ils traitent régulièrement, des lieux aux fournisseurs de fleurs en passant par la restauration, entre autres. Cette relation spéciale permet à l’organisateur d’événements d’obtenir des remises et des offres que vous n’obtiendrez peut-être pas en vous rendant directement chez les fournisseurs.

Économies sur les frais d’hôtel

Vous voudrez peut-être réserver un bloc de chambres avec un hôtel spécifique, ainsi qu’une salle de conférence au sein de l’hôtel lui-même. Pour économiser sur les coûts, vous pouvez demander à votre organisateur d’événements de rembourser la commission que l’organisateur pourrait normalement percevoir de l’hôtel. Cela peut vous faire économiser beaucoup d’argent, selon la taille de votre événement.

De plus, les organisateurs d’événements ont des relations solides avec les directeurs des ventes des hôtels, ils sont donc plus susceptibles d’obtenir une meilleure offre que vous.

Compétences en négociation

Un bon organisateur d’événements saura ce qui est important pour le lieu que vous réservez et devrait être en mesure de négocier un contrat mutuellement avantageux pour vous et le lieu.

Par exemple, l’organisateur d’événements peut négocier des services gratuits, des tarifs réduits sur les chambres, des surclassements ou peut-être des tarifs inférieurs ou l’utilisation gratuite des salles de réunion.

Réductions supplémentaires

Étant donné que les planificateurs d’événements gèrent plusieurs événements, les vendeurs et les fournisseurs apprécient les affaires que ces planificateurs apportent et offrent souvent de meilleurs prix, avec une remise spéciale pour le planificateur d’événements. Vous pouvez demander à votre organisateur d’événements si les remises supplémentaires qu’ils obtiennent de leurs fournisseurs peuvent vous être transmises.

Temps et stress

Ils disent que le temps, c’est de l’argent, et un organisateur d’événements vous fait gagner du temps afin que vous puissiez faire d’autres choses qui peuvent être plus importantes pour vous. Vous avez également l’esprit tranquille en sachant que quelqu’un s’occupe des détails de votre événement de manière professionnelle.

D’autres disent que la santé est la richesse. Un planificateur d’événements élimine le stress, surtout en cas d’urgence imprévue. Par exemple, que se passe-t-il si vous planifiez un événement en plein air et qu’il pleut soudainement ? Un bon organisateur d’événements aura un personnel formé et un plan de secours pour gérer une telle urgence.

Auriez-vous confiance en vous pour effectuer une chirurgie du cerveau? Bien sûr que non, alors pourquoi vous confieriez-vous votre événement à vous-même si vous n’êtes pas un expert ? Soyez intelligent.

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